II whistleblowing è il sistema di segnalazione con il quale un soggetto operante per conto della MARIO GUERRUCCI SRL (di seguito MG o la Società) contribuisce o può contribuire a far emergere rischi e/o situazioni potenzialmente pregiudizievoli per la Società. Lo scopo principale del whistleblowing è quindi quello di risolvere o, se possibile, di prevenire eventuali problematiche che potrebbero derivare da un illecito aziendale o da un’irregolarità di gestione, permettendo di affrontare le criticità rapidamente e con la necessaria riservatezza.
Lo scopo della presente procedura è regolare attraverso indicazioni operative, il processo di invio, ricezione, analisi, trattamento e gestione delle segnalazioni di condotte illecite, rilevanti ai sensi D.lgs. 231/01, nonché delle violazioni del relativo Modello, trasmesse dal segnalante (whistleblower). Il presente documento disciplina, inoltre, le forme di tutela della riservatezza del segnalante per evitare possibili ritorsioni nei suoi confronti.
La presente procedura è conforme a;
- Norma UNI EN ISO 9001:2015;
- Norma UNI EN ISO 14001:2015;
- Norma 45001:2018;
- Norma SA 8000:2014;
- Manuale Gestione Integrato
Si richiamano inoltre;
- D.lgs. 231/2001e ss.mm.i (art. 6.co.2/bis);
- D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 - Art. 2 – undecies, co. 1, lett. F;
- Codice Etico della MARIO GUERRUCCI SRL;
- Modello di Gestione, Organizzazione e Controllo (MOGC) della Società.
La presente procedura operativa si applica a qualsiasi segnalazione, come di seguito definita, effettuata dai soggetti apicali nonché dalle persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti apicali sotto individuati, attraverso gli appositi canali di comunicazione, riservati e messi a disposizione dalle Società ai fini di cui sopra.
Le figure aziendali coinvolte sono tutte quelle che, a qualsiasi titolo contrattualizzate, possono segnalare ai sensi della presente procedura i comportamenti illeciti di cui al D.lgs. 231/01, rilevanti in sede penale e/o disciplinare, o le violazioni del Modello di cui siano venuti a conoscenza, diretta o indiretta ed anche in modo casuale, in occasione delle funzioni svolte, ossia;
- Organo Amministrativo
- Tutte le funzioni aziendali
- Dipendenti e collaboratori
- Consulenti
Whistleblowing: il sistema di segnalazione di illeciti o violazioni del Modello.
Segnalante: il soggetto che segnala illeciti o violazioni del Modello
Può costituire oggetto di segnalazione ogni comportamento/atto idoneo a pregiudicare l’integrità della Società, posto in essere dai soggetti sopra indicati nell’interesse o a vantaggio delle Società, che costituisca, anche solo potenzialmente:
- una condotta illecita che integri una o più fattispecie di reato da cui può derivare una responsabilità per le Società ai sensi del D.lgs. 231/01;
- una condotta che, pur non integrando alcuna predetta fattispecie di reato, sia stata posta in essere in violazione delle prescrizioni del Modello (e dei relativi protocolli) e del Codice Etico.
Il personale della Società, a qualsiasi titolo coinvolto nella attività della presente procedura, è tenuto ad osservare le modalità operative esposte nella presente procedura e le previsioni di legge in materia riportate nel paragrafo 2.
Le segnalazioni che determinano l’attivazione della presente procedura devono basarsi su elementi di fatto, precisi e concordanti. Non sono pertanto meritevoli di tutela le segnalazioni aventi ad oggetto questioni di carattere personale del segnalante o del segnalato (salvo che non si tratti di aspetti che abbiano un impatto a livello aziendale), rivendicazioni o istanze attinenti alla disciplina del rapporto di lavoro o rapporti con il superiore gerarchico o con i colleghi. Pertanto, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la procedura di segnalazione, con le relative tutele, potrà non essere attivata, anche se la segnalazione sarà inviata/recapitata tramite le modalità previste dal presente documento, nelle seguenti circostanze:
- segnalazione non circostanziata che non consente di individuare elementi di fatto ragionevolmente sufficienti per avviare un’istruttoria (ad es.: illecito commesso, periodo di riferimento, le cause e la finalità dell’illecito, persone/unità coinvolte etc.) ovvero segnalazioni fondate su meri sospetti o voci[1];
- segnalazione priva di fondamento, fatta allo scopo di danneggiare o recare pregiudizio alla/e persona/e segnalata/e.
Rimane quindi fermo il requisito della veridicità dei fatti e/o situazioni segnalati, a tutela del soggetto segnalato.
Il perseguimento dell'interesse all'integrità degli enti, che con la presente procedura la Società intende perseguire, costituisce ai sensi dell’art. 3 della L. 179/2017 giusta causa di rivelazione di notizie coperte dall'obbligo del segreto, con riferimento alle fattispecie di reato di cui agli artt. 326 c.p. (Rivelazione ed utilizzazione di segreti d'ufficio), 622 c.p. (Rivelazione di segreto professionale) e 623 c.p. (Rivelazione di segreti scientifici o industriali), oltreché in relazione all'obbligo di fedeltà del dipendente di cui all'art. 2105 c.c. Tale clausola di salvezza delle condotte rivelatorie non si applica, tuttavia, se l'obbligo di segreto professionale sia riferibile ad un rapporto di consulenza professionale o di assistenza ovvero se la rivelazione sia stata effettuata con modalità eccedenti rispetto alle finalità di eliminazione dell'illecito, con particolare riferimento al rispetto del canale di comunicazione a tal fine specificamente predisposto.
Nell’ambito del più generale sistema di flussi informativi di cui ai Modelli, il soggetto ricevente la segnalazione è l’Organismo di Vigilanza della Società.
Potranno non essere trattate alla stregua della presente procedura le segnalazioni inviate a soggetti diversi stante la competenza esclusiva dell’OdV a ricevere le segnalazioni oggetto della presente procedura.
L’OdV provvede a garantire la riservatezza delle informazioni contenute nelle segnalazioni e a tutelare l’identità dei segnalanti agendo in modo da garantirli contro qualsiasi forma di ritorsione o comportamenti discriminatori, diretti o indiretti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alle segnalazioni.
Il soggetto che effettua la segnalazione deve fornire tutti gli elementi utili e necessari per consentire all’OdV di condurre un’istruttoria procedendo alle verifiche e agli accertamenti del caso onde valutare la ricevibilità e la fondatezza della segnalazione.
La segnalazione deve contenere i seguenti elementi:
- generalità del soggetto che effettua la segnalazione con indicazione della qualifica ricoperta e/o della funzione/attività svolta nell’ambito della Società (generalità che saranno tenute riservate dall’OdV);
- una chiara e completa descrizione dei fatti precisi e concordanti oggetto di segnalazione che costituiscano o possano costituire un illecito rilevante ai fini del D.lgs. 231/01 e/o una violazione del Modello e/o del Codice Etico;
- se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto di segnalazione;
- se conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto e/o i soggetti che hanno posto in essere i fatti segnalati (ad esempio qualifica ricoperta e area in cui svolge l’attività);
- indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione;
- ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti oggetto di segnalazione ed in genere ogni altra informazione o documento che possa essere utile a comprendere i fatti segnalati.
Le segnalazioni prive di elementi che consentano di identificare il loro autore e i cui fatti non risultino adeguatamente dettagliati e circostanziati, anche se recapitate tramite le modalità previste dal presente documento, potranno non essere prese in considerazione in ragione dell’impossibilità per l’Organismo di Vigilanza di effettuare le verifiche opportune e gli approfondimenti necessari per valutare la fondatezza e la rilevanza dei fatti oggetto di segnalazione.
Ai fini della segnalazione potrà essere utilizzato il modulo di cui all’Allegato “Segnalazioni” della presente procedura o la casella informatica dedicata e whistleblowing@impresaguerrucci.it fermo restando che in ogni caso l’OdV, in sede di istruttoria, potrà richiedere al segnalante l’eventuale ulteriore documentazione che riterrà opportuna o necessaria a corredo della segnalazione.
La Società, al fine di agevolare l’invio e la ricezione delle segnalazioni, predispone i seguenti alternativi canali di comunicazione:
- lettera o nota inviata in busta chiusa tramite il servizio postale, indirizzata alla Società (MARIO GUERRUCCI SRL, c.a. Organismo di Vigilanza, Via Aurelia Nord, km 74.15- 00053 Civitavecchia (RM)), all’attenzione dell’OdV con la dicitura “RISERVATA PERSONALE”; all’interno della busta contenente la segnalazione deve essere inserita un’altra busta contenente i dati identificativi del segnalante. Tale busta non deve essere aperta e deve essere tempestivamente recapitata all’OdV e dallo stesso conservata ed archiviata sotto la propria responsabilità;
- comunicazione inviata attraverso la casella postale dedicata whistleblowing@impresaguerrucci.it .Qualora la segnalazione dovesse avvenire con il predetto strumento informatico, quest’ultimo garantisce che i dati identificativi del segnalante siano tecnicamente accessibili esclusivamente ai membri dell’OdV.
Il procedimento di gestione delle segnalazioni garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva della stessa ed anche in sede di verbalizzazione delle riunioni dell’OdV, nonché la tutela dei dati personali relativi al segnalante medesimo, anche ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
L’identità del segnalante potrà essere rivelata solo nei casi di cui al successivo par. 10, nel rispetto e nei limiti della normativa in materia di protezione dei dati personali (cfr. art. 2 – undecies, co. 1, lett. f del D.lgs. 196/2003).
L’istruttoria sulla fondatezza e rilevanza della segnalazione è condotta autonomamente dall’OdV nel rispetto dei principi di imparzialità e di riservatezza e nel rispetto della normativa giuslavoristica ed in tema di privacy; l’OdV, in quanto preposto alla verifica e alla gestione della segnalazione, può procedere ad ogni attività ritenuta opportuna al fine tra l’altro di:
- valutare la gravità degli illeciti, delle violazioni e delle irregolarità segnalate e ad ipotizzarne le potenziali conseguenze pregiudizievoli;
- individuare le attività da svolgere per accertare se gli illeciti, le violazioni e le irregolarità segnalate siano state effettivamente commesse;
- effettuare le attività di accertamento circa l'effettiva commissione dell'illecito e/o dell'irregolarità, valutando ad esempio l'opportunità di:
- convocare il segnalante per ottenere maggiori chiarimenti;
- convocare i soggetti che nella segnalazione sono indicati come persone informate sui fatti;
- acquisire documentazione utile o attivarsi per poterla rinvenire ed acquisire;
- convocare, ove ritenuto opportuno, il soggetto indicato nella segnalazione come l'autore dell'irregolarità (segnalato);
- individuare, ove necessario, gli accorgimenti da adottare immediatamente al fine di ridurre il rischio che si verifichino eventi pregiudizievoli o eventi simili a quelli segnalati, verificati o accertati.
Nell’istruttoria delle segnalazioni l’OdV può avvalersi del supporto e della collaborazione di funzioni ed uffici delle Società (ed in particolare del responsabile del reparto interessato e del responsabile delle risorse umane) o di consulenti esterni remunerati dalla Società interessata e ferma restando anche in tali casi la massima garanzia di riservatezza.
Qualora all’esito dell’istruttoria la segnalazione dovesse risultare fondata e rilevante ai sensi del D.lgs. 231/01, l’OdV provvederà a comunicare l’esito dell’accertamento all ‘ Organo Amministrativo che valuterà, in base al tipo di reato di quali altri organi o strutture interne avvalersi relativamente all’adozione di ogni provvedimento necessario, ivi compresa la presentazione di una denuncia all’Autorità competente, ove obbligatorio ai sensi della normativa vigente ed applicabile.
L’ Organo Amministrativo, con l’eventuale supporto delle altre funzioni, provvederà a sua volta, ad informare l’OdV in merito agli eventuali provvedimenti adottati a seguito dell’accertamento dell’illecito, della violazione o dell’irregolarità segnalata.
Qualora invece all’esito dell’istruttoria medesima la segnalazione dovesse apparire infondata o irrilevante, l’OdV provvederà ad archiviarla (precisando le relative motivazioni) e tale decisione è comunicata all’ Organo Amministrativo.
L’OdV assicura altresì la predisposizione di un report periodico su tutte le segnalazioni ricevute, sugli esiti delle verifiche relative a tali segnalazioni nonché sui casi di archiviazione, avendo cura di mantenere riservati i dati identificativi del segnalante salvo che i dati stessi non siano in altro modo già emersi o comunque già noti. Tale report è inviato agli Organi sociali.
Al fine di garantire la corretta gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e della relative attività di istruttoria, l’OdV archivia per almeno 5 anni dalla conclusione del procedimento, nel rispetto degli standard di sicurezza e riservatezza, tutta la documentazione relativa alla segnalazione ricevuta, alla gestione ed agli esiti della stessa (email, comunicazioni, pareri di esperti, verbali, documentazione allegata, ecc.).
OBBLIGO DI RISERVATEZZA
Fatti salvi i casi in cui, una volta esperita l’istruttoria, sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione ai sensi del codice penale o dell’art. 2043 del c.c. e delle ipotesi in cui il riserbo sulle generalità non sia opponibile per legge (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del segnalante viene protetta in ogni fase del trattamento della segnalazione. Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza l’espressa autorizzazione, rilasciata per iscritto da parte del segnalante e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.
DIVIETO DI DISCRIMINAZIONE
I soggetti che segnalano, secondo la presente procedura, condotte illecite o violazioni del Modello di cui siano venuti a conoscenza in ragione del loro ufficio, non possono essere sanzionati, licenziati, revocati, sostituiti, trasferiti o sottoposti ad alcuna misura discriminatoria per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione. Per misure discriminatorie si intendono le azioni disciplinari ingiustificate, le molestie sul luogo di lavoro e ogni altra forma di ritorsione e/o reazione sfavorevole al segnalante.
Il segnalante e l’organizzazione sindacale indicata dal medesimo, qualora ritengano che il segnalante abbia subito o stia subendo una misura discriminatoria, provvedono a dare notizia circostanziata dell’avvenuta discriminazione all’Organismo di Vigilanza affinché provveda a valutarne la fondatezza nonché all’Ispettorato Nazionale del lavoro per i provvedimenti di relativa competenza.
Nel caso in cui l’Organismo di Vigilanza ritenga integrata la discriminazione valuta – con l’ausilio dei dirigenti/responsabili delle aree coinvolte/i - i possibili interventi di azione da parte degli organi e/o delle funzioni competenti della Società per ripristinare la situazione di regolarità e/o per rimediare agli effetti negativi della discriminazione e, far perseguire, se del caso, in via disciplinare e/o penale, l’autore della discriminazione.
Il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del soggetto segnalante è in ogni caso nullo, al pari del mutamento di mansioni ai sensi dell'art. 2103 c.c., nonché di qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del segnalante a seguito della segnalazione. Ed è onere del datore di lavoro, in caso di controversie legate all'irrogazione di sanzioni disciplinari, o a demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, o sottoposizione del segnalante ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, successivi alla presentazione della segnalazione, dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione stessa.
In ogni caso la violazione dell’obbligo di riservatezza e/o del divieto di discriminazione di cui sopra è fonte di responsabilità disciplinare anche secondo quanto previsto dal sistema sanzionatorio adottato ai sensi del Modello (par. 4) e del D.lgs. 231/01, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.
Il segnalante è consapevole delle responsabilità e delle conseguenze civili e penali previste in caso di dichiarazioni mendaci e/o formazione o uso di atti falsi. In caso di abuso o falsità della segnalazione, resta ferma quindi ogni eventuale responsabilità del segnalante per calunnia, diffamazione, falso ideologico, danno morale o altro danno civilmente o penalmente rilevante.
Qualora a seguito di verifiche interne la segnalazione risulti priva di fondamento saranno effettuati accertamenti sulla sussistenza di grave colpevolezza o dolo circa l’indebita segnalazione e, di conseguenza, in caso affermativo, si darà corso alle azioni disciplinari, sentito il responsabile delle Risorse Umane, anche secondo quanto previsto dal sistema sanzionatorio adottato ai sensi del Modello (par. 4) e del D.lgs. 231/01 e/o denunce anche penali nei confronti del segnalante salvo che questi non produca ulteriori elementi a supporto della propria segnalazione.
