Informativa ai sensi della normativa sulla protezione dei dati personali - Whistleblowing

Ai sensi dell’art.13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di seguito GDPR) e del d.lgs. n.24 del 10 marzo 2023 Mario Guerrucci S.r.l. fornisce, qui di seguito, l’informativa sui trattamenti dei dati personali effettuati in relazione alla gestione delle segnalazioni, disciplinate dalla Procedura Whistleblowing.

1. Categorie di dati personali
   1. Dati personali comuni di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR del Segnalante (nel caso di segnalazioni non anonime) nonché di eventuali Persone coinvolte o menzionate nella segnalazione e Facilitatori, come definiti dalla Procedura Whistleblowing (di seguito “Interessati”), quali: dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail). 
   2. Categorie particolari di dati di cui all’art. 9 del GDPR, qualora inserite nella segnalazione.
   3. Dati personali relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10 del GDPR.
2. Finalità del trattamento e relativa base giuridica

I suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:

a) gestione della segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023;

2. adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria;
3. difesa o accertamento di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.

La base giuridica del trattamento è costituita:

• per la finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR); inoltre, per le segnalazioni registrate raccolte telefonicamente o tramite sistemi di messaggistica vocale o comunque in forma orale, dal consenso del segnalante (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR); 
• per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR). 
• per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR)
• Il trattamento di dati “particolari” si fonda sull’assolvimento di obblighi  e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9, par. 2 lett. b))
• Il trattamento di dati relativo alle condanne penali e reati, tenuto conto di quanto disposto dall’art. 10 del GDPR, si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del Trattamento (art. 6 par. 2, lett. c) del GDPR)

Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

3) Conservazione dei dati personali

La Mario Guerrucci S.r.l. conserva i dati personali nei termini previsti dall’art. 14 del d.lgs. n. 24/2023, cioè per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della segnalazione all’Organismo di Vigilanza (ODV) 231. 

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.

4) Modalità e logica del trattamento

I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente e/o attraverso strumenti automatizzati informatici e telematici con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza di cui all’art 32 del GDPR. 

Il sistema di gestione delle segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.  

5) Titolare e categorie di persone autorizzate al trattamento dei dati di Mario Guerrucci S.r.l.  

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Mario Guerrucci S.r.l., con sede in via Aurelia Nord KM 74,150 – 00053 Civitavecchia (RM) -  Tel. 0766-22992 – e-mail: info@impresaguerrucci.it

L’elenco aggiornato dei dati di contatto è consultabile sul sito www.impresaguerrucci.it, “link Privacy”.

Il Titolare ha istituito l’Organismo di Vigilanza, nominato ai sensi dell’art. 6, punto 1, lett. b) del d.lgs. n. 231/2001, dotato di autonomi poteri d’iniziativa e controllo, che è anche l’owner del processo di gestione delle segnalazioni disciplinato dalla Procedura Whistleblowing, con sede presso la sede legale della Società, i cui membri sono stati nominati persone autorizzate al trattamento dei dati personali e che hanno ricevuto, al riguardo, adeguate istruzioni operative. 

Al fine di dare seguito alle segnalazioni, l’Organismo di Vigilanza si avvale del supporto del personale della Funzione Audit di Mario Guerrucci S.r.l., nominato persona autorizzata al trattamento dei dati personali e che ha ricevuto, al riguardo, adeguate istruzioni operative.  

6) Categorie di soggetti terzi ai quali i dati potrebbero essere comunicati 

Inoltre, alcuni trattamenti possono essere effettuati da ulteriori soggetti terzi, ai quali Mario Guerrucci S.r.l. affida talune attività (o parte di esse) per le finalità di cui al punto 2); tali soggetti opereranno in qualità di Titolari autonomi o saranno designati Responsabili del trattamento e sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:

1. Consulenti (Organizzazione, Contenzioso, Studi Legali, ecc.)
2. Società incaricate dell’amministrazione e gestione del personale, 
3. Società di Revisione/auditing 
4. Agenzie investigative
5. Istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia.

7) Diritti degli interessati

L’interessato, nelle persone del Segnalante o del Facilitatore, ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che lo riguardano e di esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 al 22 del GDPR, per quanto applicabili (diritto di accesso ai dati personali, diritto a rettificarli, diritto di ottenerne la cancellazione o cd. diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali o quello di opposizione al trattamento), inviando una e-mail all’indirizzo: whistleblowing@impresaguerrucci.it  .

Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre un reclamo al Garante della protezione dei dati personali.

I suddetti diritti non sono esercitabili dalla persona coinvolta o dalla persona menzionata nella segnalazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, ai sensi dell’art. 2undecies del Codice Privacy in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona Segnalante.